Portobello XP
V. 2
Manuale Utente
Rev. 2.00 - Creato in Gennaio 2006 © EB Studio
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Portobello XP - Copyright 1997 -2006 EB Studio
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Portobello XP (versione 2 – Gennaio
2006)
SOMMARIO
Introduzione
a Portobello XP v. 2 modulare
Portobello XP v. 2
modulare - Caratteristiche principali:
Portobello
XP v. 2 Modulare - Tutte le caratteristiche dettagliate
Modulo Base (Gestione
Conto Terzi)
Anagrafica
Clienti (siano essi Mandanti che Acquirenti) (Modulo Base)
Vendite
(scarico) degli oggetti usato c/terzi (Modulo Base)
Caparre
in prenotazione di oggetti (Modulo Base)
Dismissione/Restituzione
di oggetti c/terzi (Modulo Base)
La
gestione degli sconti sull’usato c/terzi (Abbassa Prezzi) (Modulo Base)
Lo
storico dei movimenti relativi all’usato conto terzi (Modulo Base)
Interrogazioni
e ricerche tra gli oggetti dell’usato
conto terzi (Modulo Base)
La
stampa dei registri conto terzi (Modulo Base)
L’impostazione
dei parametri generali (Modulo Base)
L’impostazione
delle stampanti (Modulo Base)
L’impostazione
delle etichette (Modulo Base)
L’impostazione
dei parametri dell’Usato Conto Terzi
(Modulo Base)
L’impostazione
delle clausole dei mandati con o senza deposito (Modulo Base)
Modulo Conto Proprio
(Gestione Conto Proprio)
Anagrafica
Clienti (Modulo Conto Proprio)
Vendite
(scarico) degli oggetti usato c/proprio con emissione di fatture (Modulo Conto
Proprio)
Caparre
in prenotazione di oggetti c/proprio
(Modulo Conto Proprio)
La
stampa dei registri conto proprio (Modulo Conto Proprio)
Lo
storico dei movimenti relativi all’usato conto proprio (Modulo Conto Proprio)
Interrogazioni
e ricerche tra gli oggetti dell’usato
conto proprio (Modulo Conto Proprio)
L’impostazione
dei parametri dell’Usato Conto Proprio
(Modulo Conto Proprio)
Avvio
del programma ed altre note generali importanti
Inserimento
del logo aziendali nei documenti di stampa
File – Parametri –
Liberatoria legge Privacy
Modulo
Base – Usato Conto Terzi
Usato Conto Terzi – Gruppi
Merceologici
Usato Conto Terzi –
Mandati con deposito
Usato Conto Terzi –
Mandati con deposito
Usato Conto Terzi –
Fatture Provvigioni
Usato Conto Terzi –
Dismissione / Restituzione Oggetti
Usato Conto Terzi –
Abbassa prezzi
Usato Conto Terzi –
Giornale degli affari
Usato Conto Terzi –
Parametri – Usato c/terzi
Usato Conto Terzi –
Parametri – Clausole Mandati con deposito
Usato Conto Terzi –
Parametri – Clausole Mandati senza deposito
Usato Conto Terzi –
Magazzino Usato
Usato Conto Terzi –
Magazzino Usato – Ricerche
Usato Conto Terzi –
Magazzino Usato – Storico Movimenti
Inserimento delle foto
relative agli oggetti dell’usato
Usato Conto Proprio –
Gruppi Merceologici
Usato Conto Proprio –
Carico con Autofattura
Imputazione
di spese aggiuntive
Usato Conto Proprio –
Fatture Vendita Usato
Usato Conto Proprio –
Stampa dei registri
Usato Conto Proprio –
Parametri
Usato Conto Proprio –
Magazzino Usato
Usato Conto Proprio –
Magazzino Usato – Ricerche
Usato Conto Proprio –
Magazzino Usato – Storico Movimenti
Inserimento delle foto
relative agli oggetti dell’usato
Gestione Nuovo – Tabelle –
Causali DDT
Gestione Nuovo – Tabelle –
Pagamenti
Gestione Nuovo – Tabelle –
Vettori
Gestione Nuovo – Gruppi
Merceologici
Gestione Nuovo – Clienti -
Anagrafica
Gestione Nuovo – Clienti –
Con Partite Aperte
Gestione Nuovo – Clienti –
Preventivi
Gestione Nuovo – Clienti –
Ordini
Gestione Nuovo – Clienti –
DDT
Gestione Nuovo – Clienti –
Fatture
Gestione Nuovo – Clienti –
Note Credito
Gestione Nuovo – Clienti –
Rappresentanti
Gestione Nuovo – Fornitori
- Anagrafica
Gestione Nuovo – Fornitori
– Con Partite Aperte
Gestione Nuovo – Fornitori
– Ordini
Gestione Nuovo – Magazzino
– Articoli
Gestione Nuovo – Magazzino
– Carico da Fornitori
Gestione Nuovo – Magazzino
– Vendita al Banco
Gestione Nuovo –
Inventario - Tutto
Gestione Nuovo –
Inventario – Solo Movimentato
Gestione Nuovo –
Inventario – Solo QTA > 0
Gestione Nuovo – Utilità –
Ricostruzione saldi Contabili
Gestione Nuovo – Utilità –
Ricostruzione Saldi Magazzino
Contabilità – Tabelle –
Causali Prima Nota
Contabilità – Tabelle –
Conti Economici
Contabilità – Scadenze
Passive
Contabilità – Situazione
Economica / IVA
Come attivare la modalità
guidata
Come disattivare la
modalità guidata
SMS – Giornale di
Trasmissione
SMS – Gestione Circolari
di Marketing
SMS – SMS x arrivo oggetti
d’interesse
SMS – SMS x oggetti da
ritirare
SMS – Pre e Post Vendita –
Impostazione dei filtri
Aggiornamenti
Automatici di Portobello XP
Introduzione a Portobello XP v. 2 modulare
Portobello XP v. 2 modulare - Caratteristiche principali:
Portobello XP è un software professionale dedicato alla gestione completa dalla A alla Z dei Mercatini dell’Usato: Tutte le problematiche del settore sono state attentamente analizzate e risolte. Senza ombra di dubbio Portobello XP , allo stato attuale è il più completo e avanzato software di gestione per i Mercatini dell’Usato.
VERSIONE
BASE
VERSIONE BASE
Portobello XP nella sua versione base ha tutto l’occorrente per poter gestire con successo l’attività di un mercatino dell’usato. Senza fronzoli, senza tralasciare gli aspetti più importanti e soprattutto
AD UN PREZZO MOLTO, MOLTO COMPETITIVO.
La versione base infatti prevede:
- La gestione dell'usato Conto Terzi in intermediazione con deposito
-
La gestione dell'usato Conto Terzi in
intermediazione SENZA deposito
- La gestione delle caparre per l’usato c/terzi
- La creazione e stampa dei codici a barre per il tesserino dei clienti
- La creazione e stampa dei codici a barre per le etichette da apporre sugli oggetti dell’usato c/terzi
Non vi è quindi alcuna necessità di
acquistare stampanti dedicate alla stampa dei codici a barre. E’ sufficiente
una normale ed economica stampante a gettito d’inchiostro oppure una stampante
laser
- La generazione e stampa delle scritture sul Giornale degli Affari in intermediazione per la compravendita dell’usato
- La generazione e stampa di uno storico dettagliatissimo di tutte le operazioni effettuate per l’usato c/terzi
o Lo storico può riguardare la globalità delle operazioni, le operazioni di cassa, di un singolo oggetto, di un cliente sia come acquirente che come venditore.
- La funzione Assistente che vi ricorderà tutte le cose da fare:
o Oggetti scaduti da scontare
o Oggetti scaduti da dismettere
o Fatture di provvigioni da emettere
o Caparre scadute
o Registri vidimati da stampare
o Altro ancora
- La gestione globale della scontistica degli oggetti scaduti da scontare (Abbassa Prezzi) : con una singola operazione tutti gli oggetti scaduti e che rientrano in una delle cinque fasce temporali di sconto predefinite dall’utente, possono essere scontati con l’immediata stampa delle etichette con i nuovi prezzi degli oggetti scontati
-
I backup degli archivi completamente
automatici
-
Gli aggiornamenti del programma
completamente automatici, via Internet.
-
L’assistenza tecnica completamente
automatica, via Internet:
o Con un semplice click del mouse, in caso di necessità si inviano gli archivi su cui deve avvenire l’assistenza tecnica alla EB Studio
o Con un semplice click del mouse gli archivi riparati sono richiamati dal server della EB Studio e ripristinati all’interno di Portobello XP
- La gestione separata per ogni anno di attività
- Una Interfaccia utente semplice ed efficace: ciò ne consente un’utilizzazione immediata, senza alcun problema d’apprendimento
- Velocità ed affidabilità
-
Ambiente operativo : Windows XP o Windows 2000
E man mano che la vostra azienda cresce, Portobello XP vi
sarà sempre accanto, 
mettendo a vostra disposizione il meglio
della tecnologia informatica attuale, non lasciandovi mai soli.
Ben sette (7) moduli aggiuntivi possono accrescere
enormemente le potenzialità gestionali del vostro mercatino, aprendo nuove
prospettive di redditività !
Nessun altro software in Italia può
darvi così tanto
MODULO
CONTO PROPRIO
MODULO CONTO PROPRIO
La naturale evoluzione di un Mercatino dell’Usato porta, prima o poi ad affrontare il discorso della possibilità di acquistare e vendere direttamente l’usato al di fuori dell’intermediazione
Il Modulo Conto Proprio si affianca ed integra la normale gestione del mercatino, dando la possibilità di acquistare direttamente l’usato per poi venderlo.
Ovviamente anche gli aspetti fiscali di questa particolare gestione (es. regime IVA del margine) sono soddisfatti a pieno dal Modulo Conto Proprio di Portobello XP:
Il Modulo Conto Proprio prevede:
-
La gestione dell’usato in CONTO PROPRIO
o in regime IVA del margine globale (art. 36 comma 6 D.L. 41/1995)
o in regime IVA del margine non globale (art. 36 comma 1 D.L. 41/1995)
- La gestione delle caparre per l’usato in c/proprio
- La creazione e stampa dei codici a barre per le etichette da apporre sugli oggetti dell’usato c/proprio su una qualsiasi stampante a gettito d’inchiostro o laser
- La generazione e stampa delle scritture sul
o
Giornale degli Affari per la compravendita
dell’usato in conto proprio
o
Registro IVA Acquisti Beni Usati (D.L. 23
febbraio 1995 n. 41)
o
Registro IVA Cessioni Beni Usati (D.L. 23
febbraio 1995 n. 41)
- La generazione e stampa di uno storico dettagliatissimo di tutte le operazioni effettuate per l’usato c/proprio
MODULO
ESPOSITORE
MODULO ESPOSITORE
Immaginate questa situazione:
Un cliente vuole vendere un divano dalle dimensioni cospicue e voi non avete più spazio nel vostro locale. Basterà fare una foto del divano con una fotocamera digitale, creare un mandato senza deposito ed inserire la foto. Automaticamente, il modulo espositore, mostrerà ai clienti che sono nel vostro negozio, la scheda del divano e di tutti gli altri oggetti in vendita DI CUI VOI AVETE DECISO LA VISIONE sull’espositore.
All’interno dell’espositore i clienti possono fare le loro ricerche sugli oggetti e selezionare quelli che più interessano loro.
Il Modulo Espositore può mandare di continuo ad intervalli di tempo da voi stabiliti le foto con le relative schede informative degli oggetti in vendita.
Attivando la MODALITA’ GUIDATA da Portobello XP, decidete voi in tempo reale quale foto far vedere al cliente che è davanti all’espositore e contemporaneamente vedrete anche voi la foto su Portobello XP
Il Modulo Espositore può essere lanciato sia sullo stesso computer in cui è installato Portobello XP (utilizzando magari una scheda video che permetta il doppio monitor sullo stesso computer) oppure può essere installato in modalità client su un altro computer collegato in rete con il computer in cui è installato Portobello XP
MODULO
WEB
MODULO WEB
Internet come è noto, rappresenta la globalizzazione del mercato.
Quale migliore opportunità per un Mercatino di poter mettere in vetrina i suoi “pezzi più pregiati” ed offrirli ad una miriade di potenziali clienti ?
Il Modulo WEB, completamente integrato nel gestionale
Portobello XP, con un semplice click del mouse,
permetterà al vostro mercatino di essere presenti su Internet con il vostro
sito web aziendale, all’interno del portale www.portobelloweb.it, dando visibilità
alla vostra azienda, ed esponendo nella vostra vetrina internet tutto il
magazzino relativo all’usato disponibile per la vendita.
Sarete voi a decidere quali oggetti includere o escludere, quali foto inviare, ma il tutto sempre con l’incredibile semplicità di un click del mouse.
I potenziali clienti su Internet potranno visitare il vostro mercatino, curiosando tra ultime novità o tra le migliaia di oggetti esposti, effettuando ricerche dettagliate per gruppi merceologici, per prezzo, per descrizione ed altro.
Gli oggetti più importanti potranno disporre di una scheda dettagliata da visionare con ulteriori dettagli tecnici e la relativa foto dell’oggetto
MODULO
SMS
MODULO SMS
Il miglior sistema per poter contattare i propri clienti velocemente ed efficacemente è senza dubbio attraverso l’invio di SMS. Chi oggi non dispone di un proprio cellulare ?
Il Modulo SMS sviluppato per Portobello XP serve proprio ad
inviare SMS ai clienti del Mercatino ma, non si limita semplicemente, come
fanno altri software, ad inviare SMS di marketing, bensì è completamente integrato nella logica
gestionale di Portobello XP
Con il Modulo SMS infatti è possibile:
- Inviare SMS di marketing ai propri clienti per:
o Promozioni
o Feste
o Avvenimenti particolari
o Altro
-
Inviare SMS ai propri clienti per avvisarli:
o Delle avvenute vendite dei loro oggetti
o Di venire a ritirare gli oggetti invenduti
o
Dell’ arrivo
nel mercatino di oggetti di loro interesse.
Basta immaginare la situazione ricorrente in
un Mercatino in cui un cliente chiede di essere avvisato nel momento in cui
dovesse arrivare nel Mercatino un oggetto di suo interesse (ad esempio un
particolare mobile). Come si sa, i foglietti volanti servono a ben poco perché
nella maggior parte dei casi vanno persi.
Allora ecco intervenire Portobello XP con il suo modulo SMS.
Penserà Portobello XP ad avvisare il cliente inviando prontamente un SMS, invitandolo a passare dal Mercatino per visionare il mobile appena arrivato. Tutto ciò tradotto significa aumento di guadagno per il Mercatino e aumento di prestigio nei confronti dei propri clienti, che si sentiranno seguiti e valorizzati dal Mercatino.
Per poter mandare SMS con il Modulo SMS di Portobello XP è sufficiente disporre di una connessione ad Internet, avere attivato un credito SMS presso la EB Studio ed aver sottoscritto il contratto relativo alla fornitura del servizio SMS con la EB Studio.
MODULO
EMAIL
MODULO EMAIL
L’invio di Email può rappresentare una valida e più economica alternativa all’invio di SMS
Il Modulo Email
sviluppato per Portobello XP serve proprio ad inviare Email ai clienti
del Mercatino ma, non si limita semplicemente, come fanno altri software, ad
inviare Email di marketing, bensì è completamente integrato nella logica
gestionale di Portobello XP
Con il Modulo Email infatti è possibile:
- Inviare Email di marketing ai propri clienti per:
o Promozioni
o Feste
o Avvenimenti particolari
o Altro
-
Inviare Email ai propri clienti per avvisarli:
o Delle avvenute vendite dei loro oggetti
o Di venire a ritirare gli oggetti invenduti
o
Dell’ arrivo nel mercatino di oggetti di
loro interesse.
Per poter mandare Email con il Modulo Email di Portobello XP è sufficiente disporre di una connessione ad Internet e di un indirizzo Email (indirizzo di posta elettronica del Mercatino)
MODULO
GESTIONE NUOVO
MODULO GESTIONE NUOVO
Per Portobello XP la gestione del nuovo, non è meno importante dell’usato: il Modulo Gestione Nuovo si integra perfettamente in Portobello XP offrendo un gestionale completo per il nuovo che non trascura alcun particolare.
- Gestione completa magazzino con:
o Operazioni di carico e scarico compreso lo scarico da corrispettivi
o Gestione ed emissione di:
o Documenti di Trasporto
o Preventivi
o Ordini
o Fatture immediate (accompagnatorie)
o Fatture differite
o Fatture differite
o Note credito
- Ordini a fornitori in automatico (in base agli ordini ricevuti dai clienti o in base alle scorte minime prefissate)
- Carico da fornitori in automatico (con collegamento agli ordini effettuati)
- Creazione di documenti da documenti:
o È possibile creare Ordini da Preventivi, DDT da Ordini, Fatture da Ordini, Fatture da DDT (con cumulo di 2 o più DDT)
- Stampa Inventario
- Stampa Listini prezzi
- Fornitori:
o Anagrafica
- Clienti:
o Anagrafica
- Rappresentanti:
o Anagrafica
o Vendite:
o Storico vendite
o Storico vendite con raggruppamento dei clienti
MODULO
CONTABILITA’
MODULO CONTABILITA’
Con il Modulo Contabilità è possibile:
- Generare automaticamente le scritture sulla prima nota da presentare al proprio commercialista per tutte le operazioni riguardanti l’usato ed il nuovo.
- Integrare le scritture con imputazione di costi o altro.
- Generare e stampare il bilancio (conto) economico dell’attività, facendoci capire se e quanto stiamo guadagnando, quali costi abbiamo sostenuto, qual è la posizione nei confronti dell’Iva ecc.
- Gestire le scadenze aziendali (Scadenzario Attivo e Scadenzario Passivo)
Portobello XP v. 2
Modulare - Tutte le caratteristiche dettagliate
-
In tutti i documenti rilevanti, è possibile
inserire e far apparire in stampa o a video il logo della propria azienda
Modulo Base (Gestione Conto Terzi)
Anagrafica Clienti (siano essi Mandanti che Acquirenti) (Modulo Base)
E’ il punto di partenza per tutte le operazioni della gestione normale del Mercatino, infatti appena arrivato un cliente se è nuovo, si inseriscono i dati anagrafici, altrimenti lo si identifica con il tesserino (magari utilizzando il codice a barre).
Si procede quindi alla creazione di un nuovo mandato se il cliente è nuovo o all’inserimento di nuovi oggetti su un mandato preesistente se il cliente ha già firmato un mandato. Questo è il caso sicuramente più frequente ma Portobello XP permette moltissime altre operazioni all’interno della scheda cliente:
- Selezione del cliente da una lista oppure ricerca per cognome o per codice previo inserimento con la penna ottica del codice a barre
- Inserimento dati del cliente con
o controllo dell’età
o controllo del codice fiscale
o inserimento di Note che verranno evidenziate ogni qualvolta si emette un documento di vendita o di acquisto con quel cliente
- se il cliente è nuovo Portobello XP stampa in automatico la liberatoria per l’autorizzazione all’elaborazione dei dati (normativa sulla privacy)
- stampa del tesserino con il relativo codice a barre
- stampa della scheda anagrafica del cliente
- stampa dell’elenco dei clienti
- stampa o visualizzazione della situazione degli oggetti c/terzi:
o Tutti quelli in carico
o Quelli in carico scaduti
o Quelli in carico non scaduti
o Quelli restituiti
o Quelli venduti da fatturare
o Quelli venduti già fatturati
- Creazione di un nuovo mandato con deposito oppure individuazione ed inserimento di nuovi oggetti o modifica dei dati in un mandato già esistente
- Creazione di un nuovo mandato senza deposito oppure individuazione ed inserimento di nuovi oggetti o modifica dei dati in un mandato già esistente
- Creazione di un nuovo documento di caparra oppure individuazione ed inserimento di nuovi oggetti o modifica dei dati in una caparra già esistente
- Creazione di una nuova documento di vendita usato c/terzi oppure individuazione ed inserimento di nuovi oggetti o modifica dei dati in una documento di vendita usato c/terzi già esistente e collegato al cliente
- Creazione di una nuova fattura di provvigioni per tutti gli oggetti venduti per conto del cliente oppure individuazione e visualizzazione di una fattura di provvigioni già esistente
o
È questa una delle tre modalità con cui
Portobello XP permette di creare fatture di provvigioni: di qui è possibile
fatturare immediatamente la provvigione maturata sugli tutti gli oggetti
venduti appartenenti al cliente (mandante), senza vincoli rispetto
all’eventuale impostazione nei parametri generali di fatturare o meno il mese successivo alla vendita
Inserimento o modifica oggetti nel mandato di vendita con deposito o senza deposito (Usato c/terzi) (Modulo Base)
In ogni singolo mandato sia esso con deposito che senza deposito è possibile:
- Caricare nuovi oggetti:
o
L’inserimento porta via pochissimi secondi:
§ Si inserisce solo la quantità, la descrizione, il gruppo merceologico di appartenenza, la percentuale della provvigione, la data di carico e la durata in giorni dell’oggetto
o Il codice degli oggetti viene creato automaticamente
o
La percentuale di provvigione viene proposta
in automatico sulla base del gruppo merceologico di appartenenza dell’oggetto,
MA PUO’ ESSERE VARIATA su ogni singolo
oggetto
o
La data di carico viene proposta in automatico
sulla base della data odierna dell’inserimento, ma può essere variata
o
La durata di ogni singolo oggetto viene
proposta in automatico sulla base della durata normale stabilita nei parametri
generali del programma, MA PUO’ ESSERE VARIATA .
- Stampare il mandato da far firmare al cliente se il mandato è nuovo
- Stampare l’elenco degli oggetti attualmente in carico parte integrante del mandato
- Stampare le etichette con i codici a barre di tutti gli oggetti invenduti
- Stampare le etichette con i codici a barre di tutti gli oggetti nuovi aggiunti a quel mandato
- Stampare le etichette con i codici a barre di tutti gli oggetti invenduti e scontati appartenenti a quel mandato
-
Stampare più copie di una singola etichetta
Una volta completate le operazioni con il cliente, all’interno del mandato e possibile anche:
- Visualizzare la foto dell’oggetto se è stata inserita una foto dell’oggetto nella cartella delle foto,
- Inserire eventuali note tecniche o descrittive su ogni singolo oggetto
- Stabilire se l’oggetto deve essere o meno visualizzato sul Modulo Espositore (opzionale)
- Stabilire se l’oggetto deve essere o meno incluso nell’esportazione dei dati del magazzino al sito web (attraverso il Modulo WEB opzionale)
- Effettuare sconti sui singoli oggetti
-
Stabilire se l’oggetto può o non può essere
scontato
- Sapere da quanti giorni ogni singolo oggetto è in carico
- Se l’oggetto è scaduto, sapere da quanti giorni è scaduto
- Vedere lo stato attuale dell’oggetto che può essere:
o INVENDUTO
o PRENOTATO con il riferimento ed il rimando al documento di caparra
o VENDUTO con il riferimento ed il rimando al documento di scarico
o FATTURATO con il riferimento ed il rimando alla fattura di provvigioni emessa
- Sapere se sono state già generate le scritture sul Giornale degli Affari
- Modificare i singoli oggetti:
o Nei limiti consentiti dalla situazione dello stato attuale dell’oggetto e/o dalla avvenuta stampa o meno sul giornale degli affari è consentito modificare i dati di ogni singolo oggetto
- Eliminare i singoli oggetti:
o Nei limiti consentiti dalla situazione dello stato attuale dell’oggetto e/o dalla avvenuta stampa o meno sul giornale degli affari è consentito eliminare un oggetto dal mandato
- Eliminare il mandato:
o Nei limiti consentiti dalla situazione dello stato attuale degli oggetti presenti nel mandato e/o dalla avvenuta stampa o meno sul giornale degli affari è consentito eliminare un intero mandato con i relativi oggetti presenti nel mandato stesso
- Fatturare il venduto:
o
È questa una delle tre modalità con cui
Portobello XP permette di creare fatture di provvigioni: di qui è possibile fatturare
immediatamente la provvigione maturata sugli oggetti venduti presenti nel
mandato e solo su quelli, senza vincoli rispetto all’eventuale impostazione nei
parametri generali di fatturare o meno
il mese successivo alla vendita.
Vendite (scarico) degli oggetti usato c/terzi (Modulo Base)
La vendita (lo scarico) degli oggetti è istantanea
E’ sufficiente:
- Creare un nuovo documento di scarico ed inserire i codici degli oggetti da scaricare.
- Può essere utilizzata allo scopo anche una penna ottica acquisendo i dati dai codici a barre.
- A video è sempre ben visibile il totale da incassare.
- A video è sempre ben visibile numero totale di oggetti venduti
- Se il documento è stato generato in automatico da una caparra confermata, appare il riferimento ed il rimando alla caparra che naturalmente viene defalcata dal totale da incassare.
- Se si sta vendendo un oggetto scaduto e non ancora scontato, il programma avvisa ed eventualmente a nostra discrezione, applica lo sconto previsto in base alle fasce temporali di sconto impostate nei parametri generali del programma.
- Se incautamente si inserisce uno sconto superiore a quelli programmati, il programma non scarica l’oggetto e ci avvisa
- Se si cerca di vendere un oggetto ad un prezzo inferiore rispetto a quello stabilito (al di fuori degli sconti applicabili come da mandato), il programma ci avvisa che il minor guadagno sarà imputato alla nostra provvigione e non al prezzo di realizzo del mandante
- Il programma non permette di vendere un oggetto ad un prezzo inferiore o uguale a quello di realizzo del mandante
è possibile anche:
- Eliminare (annullare) la vendita di un oggetto
o Nei limiti consentiti dalla situazione dello stato attuale dell’oggetto e/o dalla avvenuta stampa o meno sul giornale degli affari è consentito eliminare (annullare) la vendita di un oggetto
- Eliminare (annullare) tutto il documento di (scarico) vendita
o Nei limiti consentiti dalla situazione dello stato attuale degli oggetti presenti nel documento di scarico dalla avvenuta stampa o meno sul giornale degli affari è consentito eliminare (annullare) l’intero documento di (scarico) vendita
- Stampare se si desidera il documento di (scarico) vendita
-
Annotare il documento di (scarico) vendita in
Prima Nota, ai fini della presentazione della prima nota al commercialista ed
anche ai fini dell’aggiornamento del conto economico dell’azienda (è richiesto
il Modulo Contabilità)
Caparre in prenotazione di oggetti (Modulo Base)
Anche la creazione e la modifica di documenti di caparra in prenotazione degli oggetti è istantanea
E’ sufficiente:
- Creare un nuovo documento di caparra con l’indicazione del cliente
- Inserire la somma ricevuta in caparra e la durata della caparra
- procedere quindi con l’inserimento inserire dei codici degli oggetti da bloccare per la prenotazione
- Può essere utilizzata allo scopo anche una penna ottica acquisendo i dati dai codici a barre.
- A video è sempre ben visibile il totale della futura vendita in caso di conferma della caparra, la somma ricevuta a titolo di caparra e la differenza che sarà dovuta al ritiro della merce
- Se la caparra viene confermata ed il cliente viene a ritirare gli oggetti prenotati, viene emesso automaticamente il documento di scarico (vendita) che sarà un documento di scarico (vendita) per gli oggetti in c/terzi
- Se la caparra è stata confermata e gli oggetti quindi venduti, appare il riferimento ed il rimando ai documenti di scarico (vendita) emessi automaticamente
è possibile anche:
- Eliminare un oggetto dal documento di caparra
o Nei limiti consentiti dalla situazione dello stato attuale dell’oggetto è consentito eliminare un oggetto dal documento di caparra
- Eliminare tutto il documento di caparra
o Nei limiti consentiti dalla situazione dello stato attuale degli oggetti presenti nel documento di caparra è consentito eliminare l’intero documento di caparra
- Stampare il documento di caparra da consegnare al cliente
-
Annotare il documento di caparra in Prima
Nota, ai fini della presentazione della prima nota al commercialista ed anche
ai fini dell’aggiornamento del conto economico dell’azienda (è richiesto il
Modulo Contabilità)
Dismissione/Restituzione di oggetti c/terzi (Modulo Base)
La restituzione riguarda sia gli oggetti invenduti e per i quali il mandante si presenta per ritirarli. La dismissione riguarda invece gli oggetti scaduti da un certo numero di giorni (indicato esattamente nei parametri generali del programma) e mai ritirati dai mandanti
- Creare un nuovo documento di dismissione/restituzione con l’indicazione del mandante
- Procedere quindi con l’inserimento dei codici degli oggetti da dimettere/restituire
- Può essere utilizzata allo scopo anche una penna ottica acquisendo i dati dai codici a barre.
è possibile anche:
- Stampare o visualizzare la lista degli oggetti da dismettere/restituire
- Eliminare un oggetto dal documento di dismissione/restituzione
o Nei limiti consentiti dalla avvenuta stampa o meno sul giornale degli affari dell’oggetto è consentito eliminare un oggetto dal dismissione/restituzione
- Eliminare tutto il documento di dismissione/restituzione
o Nei limiti consentiti dalla avvenuta stampa o meno sul giornale degli affari degli oggetti presenti nel documento di dismissione/restituzione è consentito eliminare l’intero documento di dismissione/restituzione
- Stampare il documento di dismissione/restituzione
La gestione degli sconti sull’usato c/terzi (Abbassa Prezzi) (Modulo Base)
Lo sconto sugli oggetti c/terzi scaduti in
Portobello XP può essere applicato in tre modi:
o Direttamente in fase di scarico (vendita) dell’oggetto
§ Nel momento dello scarico se l’oggetto non è stato scontato appare un avviso con la possibilità di applicare in quel momento se si desidera lo sconto
o All’interno dei mandati di vendita
o Globalmente su tutti o parte degli oggetti scaduti utilizzando appunto la gestione degli sconti (Abbassa Prezzi)
Con l’Abbassa Prezzi, Portobello XP permette appunto:
- l’individuazione con stampa o visualizzazione di tutti gli oggetti scaduti da scontare
o
l’individuazione avviene per fasce temporali
di sconto in cui vengono a cadere gli oggetti. Le fasce temporali di sconto
sono in tutto cinque e possono essere impostate nei parametri generali del
programma
- lo sconto immediato su tutti gli oggetti scaduti appartenenti ad una qualsiasi delle fasce di sconto
- la stampa delle etichette con i codici a barre di tutti gli oggetti scontati con i nuovi prezzi e con l’evidenziazione che si tratta di un oggetto il cui prezzo è scontato
- l’annullamento degli sconti effettuati nella data in cui si sta lavorando
- l’annullamento di tutti gli sconti applicati alla totalità degli oggetti
La fatturazione delle provvigioni relative alla vendita dell’usato c/terzi con o senza deposito (Modulo Base)
La generazione delle fatture di provvigioni
in Portobello XP può avvenire in tre modi
1 - Direttamente dalla scheda del cliente (mandante) per tutti gli oggetti venduti
2 - Direttamente dal mandato di vendita per tutti gli oggetti venduti presenti nel mandato
In questi primi due modi, la fatturazione
prescinde dall’eventuale vincolo impostato nei parametri generali del
programma, di fatturare o meno il mese
successivo alla vendita. Ossia gli oggetti vengono in ogni caso fatturati anche
se sono stati venduti nel mese in corso.
3 - All’interno del modulo dedicato alla generazione delle fatture di provvigioni
In questo caso viene rispettato il vincolo
impostato nei parametri generali di fatturare
o meno il mese successivo alla vendita
Per emettere una nuova fattura di provvigioni, basta:
- inserire il codice del mandante oppure le iniziali del suo cognome oppure inserire 0 (zero) per avere tutta la lista dei mandanti da fatturare
- scegliere il mandante dalla lista e confermare
La fattura di provvigioni relativa agli oggetti del mandante venduti viene emessa in un istante.
- A video è sempre ben visibile il totale della fattura di provvigioni ed il rimborso da dare al mandante
E’ quindi possibile:
- Stampare la fattura di provvigioni con la relativa lista degli oggetti venduti
-
Stampare i documenti riepilogativi di cui
all’art. 6 comma 1 del D.P.R. n. 695 del 9 dicembre 1996.
o La stampa dei documenti riepilogativi libererà il vostro commercialista da un immane lavoro di registrazione contabile delle fatture di provvigioni e quindi vi farà risparmiare in termini di parcella.
-
Annotare la fattura di provvigioni in Prima
Nota, ai fini della presentazione della prima nota al commercialista ed anche
ai fini dell’aggiornamento del conto economico dell’azienda (è richiesto il
Modulo Contabilità)
Lo storico dei movimenti relativi all’usato conto terzi (Modulo Base)
Lo storico è dettagliatissimo:
- può essere selezionata una data iniziale ed una finale
- vengono raggruppati in ordine cronologico e per tipologie di operazioni:
o Carico di oggetti c/terzi con deposito
o Carico di oggetti c/terzi senza deposito
o Scarico di oggetti c/terzi
o Incasso di caparre
o Emissione di fatture di provvigioni
o Rimborsi effettuati ai mandanti
Si può scegliere di visualizzare o stampare lo storico da data a data:
1 – della globalità dei movimenti
2 – solo dei movimenti di cassa
3 – dei movimenti di un acquirente
4 – dei movimenti di un venditore
5 – dei movimenti di un singolo oggetto
Interrogazioni e ricerche tra gli oggetti dell’usato conto terzi (Modulo Base)
Le possibilità sono molteplici:
Si parte da una preselezione all’interno della quale è possibile fare ricerche di ogni tipo:
le preselezioni per l’usato c/terzi sono:
1 – Tutta la merce
2 – Tutta la merce invenduta
3 – La merce invenduta NON scaduta
4 – La merce invenduta scaduta
5 – La merce venduta Tutta
6 – La merce venduta da fatturare
7 – La merce venduta già fatturata
8 – La merce restituita /dimessa
9 – La merce in prenotazione
10 – La merce venduta con l’indicazione degli acquirenti
All’interno di ogni singola preselezione si possono fare ricerche di ogni tipo ad esempio:
- per codice
- per descrizione oggetto
- per gruppo merceologico
- per mandante
- per data di carico
- per data di scarico
- per documento di scarico
- per fattura provvigioni di riferimento
- per prezzo di realizzo
- per prezzo di vendita
- per numero di mandato di riferimento
- per documento di dismissione /restituzione di riferimento
- per data di dismissione /restituzione
- per documento di caparra di riferimento
Tutte le preselezioni, presentano dei rimandi ai tutti i documenti collegati (es. mandato, fattura ecc.), per cui selezionando il rimando si entra direttamente nel documento interessato da cui poi è possibile ritornare indietro nella preselezione di partenza con tutti i filtri impostati nella ricerca che stavamo facendo.
Nelle preselezioni riguardanti la merce invenduta, sia per l’usato c/terzi che per l’usato c/proprio è anche possibile visualizzare le foto degli oggetti.
Questa particolarità oltre che ad essere di per sé un fatto utile, serve anche, nel caso si abbia collegato il Modulo Espositore a forzare la visualizzazione sul Modulo Espositore della stessa foto che si sta guardando su Portobello XP, una volta attivata da Portobello XP la modalità guidata sull’Espositore.
Quindi è possibile selezionare gli oggetti e far vedere la relativa foto in tempo reale al cliente su un altro monitor dall’altra parte del banco.
La stampa dei registri conto terzi (Modulo Base)
Portobello XP genera automaticamente e stampa tutti i registri richiesti dalla normativa vigente per quanto riguarda le attività di compravendita dell’usato conto terzi
Genera e stampa:
- Giornale degli Affari in intermediazione per la compravendita dell’usato
L’impostazione dei parametri generali (Modulo Base)
Prima di iniziare a lavorare bisogna impostare alcuni parametri utili per la corretta gestione dell’attività:
I parametri generali principali impostabili per l’usato sono:
- L’indicazione dell’anno di gestione
- L’accesso al programma attraverso una password
- L’impostazione delle stampe
-
L’impostazione degli aggiornamenti
automatici del programma attraverso Internet
L’impostazione delle stampanti (Modulo Base)
- Il rilevamento e l’indirizzamento delle stampanti:
o Portobello XP una volta effettuato il rilevamento e l’indirizzamento delle stampanti, invierà automaticamente una tipologia precisa di documenti da stampare alla stampante destinata a quello scopo. Non c’è limite al numero di stampanti, ma per un corretto ed efficiente uso di Portobello XP possono essere sufficienti due stampanti a gettito d’inchiostro. Se necessario e se richiesto dal funzionario di turno della questura addetto ai controlli su queste attività, bisognerà stampare i registri su modulo continuo , nel qual caso utilizzare anche una stampante ad aghi. Ma nella maggior parte dei casi sono accettati anche le stampe dei registri sui fogli singoli. Ed è la soluzione migliore.
L’impostazione delle etichette (Modulo Base)
- La scelta delle etichette
o E’ possibile scegliere tra due tipi di etichette adesive su fogli singoli per stampanti a gettito d’inchiostro o laser
§ Portobello XP stampa le etichette con i codici a barre su normali stampanti a gettito d’inchiostro.
§ Sfrutta tutte le etichette del foglio
§ Si ricorda da quale etichetta deve ricominciare a stampare
Non bisogna far altro quindi che inserire il foglio e dare il comando di stampa
§
E’ possibile impostare un ordine di stampa
NORMALE o INVERSO delle etichette.
Con l’ordine inverso è possibile
anche stampare le etichette sulle stampanti laser che hanno un caricatore di
fogli esterno
L’impostazione dei parametri dell’Usato Conto Terzi (Modulo Base)
Di qui è possibile impostare:
- L’indicazione dell’aliquota IVA normale (che verrà poi applicata sulle fatture di provvigioni)
- La percentuale principale sull’intermediazione
- La durata normale in giorni per l’esposizione /vendita degli oggetti
- La determinazione degli sconti applicabili agli oggetti scaduti, sconti suddivisi per fasce temporali (in tutto 5 fasce)
- La durata normale in giorni per le caparre ricevute in prenotazione oggetti
- L’indicazione dei giorni oltre la scadenza per cui un oggetto invenduto deve essere dimesso /restituito
- L’indicazione del periodo di riferimento IVA (mensile o trimestrale)
- La scelta del regime IVA del margine
L’impostazione delle clausole dei mandati con o senza deposito (Modulo Base)
- La personalizzazione delle clausole del mandato
o
Le clausole standard presenti sia il mandato
di vendita con deposito che in quello senza deposito sono modificabili
dall’utente
Funzione che assiste l’utilizzatore in qualsiasi momento su tutte le operazioni da compiere (Modulo Base)
- Il programma indica in ogni momento all'utente tutte le operazioni da fare in base alla situazione presente
- Oggetti scaduti da scontare
- Oggetti scaduti da dismettere
- Fatture provvigioni da emettere
- Caparre scadute
- Registri vidimati da stampare
Modulo Conto Proprio (Gestione Conto Proprio)
Anagrafica Clienti (Modulo Conto Proprio)
Parti comuni: vedere Modulo Conto Terzi
All’interno dell’Anagrafica Clienti, oltre alle parti comuni con il Modulo Base (Gestione Conto Terzi) è possibile:
- Creare una nuova autofattura (usato c/proprio) oppure individuazione ed inserimento di nuovi oggetti o modifica dei dati in una autofattura già esistente
- Creare di una nuova fattura di vendita usato c/proprio oppure individuazione ed inserimento di nuovi oggetti o modifica dei dati in una fattura di vendita usato c/proprio già esistente
Inserimento o modifica oggetti nelle autofatture di carico merce con acquisto da privati (Usato c/proprio D.L. 23 febbraio 1995 n. 41 ) (Modulo Conto Proprio)
In ogni singola autofattura di carico dell’usato c/proprio è possibile
- Caricare nuovi oggetti:
o L’inserimento porta via pochissimi secondi:
§ Si inserisce solo la quantità, la descrizione, il gruppo merceologico di appartenenza, il prezzo di acquisto, l’aliquota IVA in cui ricade l’oggetto ed il prezzo di vendita
o Il codice degli oggetti viene creato automaticamente
- Stampare l’autofattura da far firmare al venditore
- Stampare le etichette con i codici a barre di tutti gli oggetti invenduti
Una volta completate le operazioni con il venditore, all’interno dell’autofattura di carico è possibile anche:
- visualizzare la foto dell’oggetto se è stata inserita una foto dell’oggetto nella cartella delle foto,
- inserire eventuali note tecniche o descrittive su ogni singolo oggetto
- stabilire se l’oggetto deve essere o meno visualizzato sul Modulo Espositore (opzionale)
- stabilire se l’oggetto deve essere o meno incluso nell’esportazione dei dati del magazzino al sito web (attraverso il Modulo Internet opzionale)
- vedere lo stato attuale dell’oggetto che può essere:
o INVENDUTO
o PRENOTATO con il riferimento ed il rimando al documento di caparra
o VENDUTO con il riferimento ed il rimando alla fattura di vendita usato c/proprio emessa
- Sapere se sono state già generate le scritture sul Giornale degli Affari c/proprio
- Sapere se sono state già generate le scritture sul Registro IVA Acquisti Beni Usati (D.L. 23 febbraio 1995 N. 41)
- Modificare i singoli oggetti:
o Nei limiti consentiti dalla situazione dello stato attuale dell’oggetto e/o dalla avvenuta stampa o meno sul giornale degli affari e sui registri IVA è consentito modificare i dati di ogni singolo oggetto
- Eliminare i singoli oggetti:
o Nei limiti consentiti dalla situazione dello stato attuale dell’oggetto e/o dalla avvenuta stampa o meno sul giornale degli affari e sui registri IVA è consentito eliminare un oggetto dall’autofattura
- Eliminare l’autofattura:
o Nei limiti consentiti dalla situazione dello stato attuale degli oggetti presenti nel mandato e/o dalla avvenuta stampa o meno sul giornale degli affari e sui registri IVA è consentito eliminare un’ intera autofattura con i relativi oggetti presenti nell’autofattura stessa
-
Imputare spese di trasporto, manutenzione e
riparazione o altre spese ai singoli oggetti così come previsto dalla normativa
IVA sulla compravendita dell’usato (D.L. 23 febbraio 1995 n. 41)
-
Annotare l’autofattura in Prima Nota, ai fini
della presentazione della prima nota al commercialista ed anche ai fini
dell’aggiornamento del conto economico dell’azienda (è richiesto il Modulo
Contabilità)
Vendite (scarico) degli oggetti usato c/proprio con emissione di fatture (Modulo Conto Proprio)
Anche in questo caso la vendita (lo scarico) degli oggetti è istantanea
E’ sufficiente:
- Creare un nuovo documento di scarico ed inserire i codici degli oggetti da scaricare.
- Può essere utilizzata allo scopo anche una penna ottica acquisendo i dati dai codici a barre.
- A video è sempre ben visibile il totale della fattura di vendita da incassare.
- Se il documento è stato generato in automatico da una caparra confermata, appare il riferimento ed il rimando alla caparra che naturalmente viene defalcata dal totale da incassare.
è possibile anche:
- Eliminare (annullare) la vendita di un oggetto
o Nei limiti consentiti dalla avvenuta stampa o meno sul giornale degli affari e/o sul Registro IVA Cessioni Beni Usati, è consentito eliminare (annullare) la vendita di un oggetto
- Eliminare (annullare) tutta la fattura di vendita
o Nei limiti consentiti dalla avvenuta stampa o meno sul giornale degli affari e/o sul Registro IVA Cessioni Beni Usati è consentito eliminare (annullare) l’intera fattura di vendita usato
- Stampare la fattura di vendita usato
-
Annotare la fattura di vendita usato in Prima
Nota, ai fini della presentazione della prima nota al commercialista ed anche
ai fini dell’aggiornamento del conto economico dell’azienda (è richiesto il
Modulo Contabilità)
Caparre in prenotazione di oggetti c/proprio (Modulo Conto Proprio)
Anche la creazione e la modifica di documenti di caparra in prenotazione degli oggetti è istantanea
E’ sufficiente:
- Creare un nuovo documento di caparra con l’indicazione del cliente
- Inserire la somma ricevuta in caparra e la durata della caparra
- procedere quindi con l’inserimento inserire dei codici degli oggetti da bloccare per la prenotazione
- Può essere utilizzata allo scopo anche una penna ottica acquisendo i dati dai codici a barre.
- A video è sempre ben visibile il totale della futura vendita in caso di conferma della caparra, la somma ricevuta a titolo di caparra e la differenza che sarà dovuta al ritiro della merce
- Se la caparra viene confermata ed il cliente viene a ritirare gli oggetti prenotati, viene emesso automaticamente il documento di scarico (vendita) che sarà una fattura di vendita usato per gli oggetti in c/proprio
- Se la caparra è stata confermata e gli oggetti quindi venduti, appare il riferimento ed il rimando ai documenti di scarico (vendita) emessi automaticamente
è possibile anche:
- Eliminare un oggetto dal documento di caparra
o Nei limiti consentiti dalla situazione dello stato attuale dell’oggetto è consentito eliminare un oggetto dal documento di caparra
- Eliminare tutto il documento di caparra
o Nei limiti consentiti dalla situazione dello stato attuale degli oggetti presenti nel documento di caparra è consentito eliminare l’intero documento di caparra
- Stampare il documento di caparra da consegnare al cliente
-
Annotare il documento di caparra in Prima
Nota, ai fini della presentazione della prima nota al commercialista ed anche
ai fini dell’aggiornamento del conto economico dell’azienda (è richiesto il
Modulo Contabilità)
La stampa dei registri conto proprio (Modulo Conto Proprio)
Portobello XP genera automaticamente e stampa tutti i registri richiesti dalla normativa vigente per quanto riguarda le attività di compravendita dell’usato conto proprio
Genera e stampa:
-
Giornale degli Affari per la compravendita
dell’usato in conto proprio
-
Registro IVA Acquisti Beni Usati (D.L. 23
febbraio 1995 n. 41)
-
Registro IVA Cessioni Beni Usati (D.L. 23
febbraio 1995 n. 41)
o In quest’ultimo caso Portobello XP stampa i riepiloghi IVA mensili o trimestrali oltre che il riepilogo annuale con il calcolo dell’IVA sul margine da versare allo stato
Il regime IVA del margine adottato dall’azienda e gestito da Portobello XP può essere:
-
Non globale (Art. 36 comma 1 D.L. 41/1995)
-
Globale (Art. 36 comma 6 D.L. 41/1995)